Geschäftsordnung

Geschäftsordnung der Billardabteilung des VfV Hildesheim e. V.

1. Status

Die Billardabteilung wurde im Jahr 2009 gegründet. Sie ist in den Verein für Volkssport e. V. integriert. Die jeweils gültige Satzung des VfV ist für die Billardabteilung bindend.

2. Sinn und Zweck der Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung regelt den internen fachlichen Bereich (gem. 4 der Satzung des Hauptvereins), insbesondere den sportlichen Betrieb, die Wartung und Pflege der vom Hauptverein überlassenen Übungsstätten, die gesellschaftlichen Veranstaltungen im Rahmen der Abteilung und die Finanzen im Rahmen des vom Hauptvorstand genehmigten Haushaltsplanes. Sie kann nicht durch Vertrag geändert oder ersetzt werden. Dem entgegenstehende Vereinbarungen sind nichtig.

3. Organe der Billardabteilung

a) Mitgliederversammlung
b) Vorstand

4. Mitgliederversammlung

a) Zur Mitgliederversammlung wird vom Vorstand unter Angabe der vorläufigen Tagesordnung mindestens zwei Wochen vor dem anberaumten Termin schriftlich oder durch die Vereinszeitung geladen. Aus Kostengründen wird bei gleicher Postanschrift nur eine Einladung verschickt. Als schriftliche Einladung gilt auch eine Einladung per E-Mail.

b) Die ordentliche Mitgliederversammlung tagt so oft es erforderlich ist, in der Regel einmal im Jahr im Vorfeld der Delegiertenversammlung des Hauptvereins.

c) Eine außerordentliche Mitgliederversammlung findet statt, wenn der Vorstand oder mindestens 1/3 der Mitglieder sie unter Angabe von Gründen verlangen. Sie muss längstens fünf Wochen nach Eingang des Antrags auf schriftliche Berufung tagen.

d) Mitglieder, die an der Mitgliederversammlung nicht teilnehmen können, dürfen namentlich genannte Mitglieder beauftragen, für sie abzustimmen.

e) Alle Mitglieder, die das 16. Lebensjahr vollendet haben, sowie die Erziehungsberechtigten bzw. Vormunde der Mitglieder, die das 16. Lebensjahr nicht vollendet haben, sind mit einfacher Stimme stimmberechtigt. Die Beschlüsse und Wahlen werden mit einfacher Stimmenmehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden.

f) Die Abstimmungen sind grundsätzlich offen, es sei denn, mindestens 1/3 der anwesenden, stimmberechtigten Mitglieder beschließen eine geheime Abstimmung.

g) Zu den Mitgliederversammlungen haben nur Mitglieder der Abteilung Zutritt. Gäste können nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Abteilungsvorstandes an der Mitgliederversammlung teilnehmen. Sie haben kein Stimmrecht und können sich nicht an der Diskussion beteiligen. Allerdings können Gäste Fachvorträge halten, wenn sie hierzu vom Abteilungsvorstand eingeladen worden sind. Der Punkt g) gilt nicht für Vorstandsmitglieder des Hauptvereins, welche an der Mitgliederversammlung der Abteilung teilnehmen. Sie haben aber kein Stimmrecht.

h) Von den Mitgliederversammlungen sind Protokolle zu erstellen, welche allen Mitgliedern auf Verlangen bekannt gegeben werden, spätestens aber auf der folgenden Mitgliederversammlung verlesen und genehmigt werden müssen. Hierzu wird von der Mitgliederversammlung jeweils ein Protokollführer gewählt, der die jeweilige Mitgliederversammlung protokolliert und das Protokoll dem Abteilungsleiter oder dessen Stellvertreter aushändigt.

5. Aufgaben der Mitgliederversammlung

a) Entgegennahme der Jahresberichte des Abteilungsvorstandes einschließlich des Prüfungsberichtes der Kassenprüfer

b) Aussprache über die Berichte,

c) Entlastung des Vorstandes,

d) Wahl des Vorstandes,

e) Wahl der Kassenprüfer,

f) Genehmigung des Haushaltsplanes der Abteilung,

g) Beschlussfassung über Anträge und

h) Wahl der Delegierten und Ersatzdelegierten für die Delegiertenversammlung des Hauptvereins.

6. Vorstand

a) Der Vorstand setzt sich wie folgt zusammen:

Der geschäftsführende Vorstand besteht aus:
dem Abteilungsleiter,
zwei stellvertretenden Abteilungsleitern und
dem 1. Kassierer.

Der erweiterte Vorstand besteht neben den oben genannten Personen aus:
den Sportwarten,
dem Jugendwart,
dem Pressewart und
den Beisitzern.

b) Die Vorstandsmitglieder sind ehrenamtlich tätig.

c) Personalunion ist zulässig, jedoch nicht zwischen dem Abteilungsleiter, den stellvertretenden Abteilungsleitern und dem 1. Kassierer.

d) Der Vorstand wird für die Dauer von einem Jahr gewählt. In den Jahren mit ungerader Jahreszahl sind der Abteilungsleiter und der jeweils längstens amtierende stellvertretende Abteilungsleiter zu wählen. In den Jahren mit gerader Jahreszahl sind der 1. Kassierer, der zweite stellvertretende Abteilungsleiter und der erweiterte Vorstand zu wählen.

e) In allen geschäftlichen Angelegenheiten sind nur zwei Personen des geschäftsführenden Vorstandes gemeinsam vertretungsberechtigt, von denen mindestens eine nicht stellvertretender Abteilungsleiter ist. Bei nichtgeschäftlichen Angelegenheiten vertritt der Abteilungsleiter die Abteilung. Er bzw. ein von ihm beauftragtes Vorstandsmitglied beruft den Vorstand und die Mitgliederversammlung ein und leitet deren Sitzungen.
f) Tritt ein Vorstandsmitglied von seinem Amt zurück, beruft der geschäftsführende Vorstand ein Ersatzmitglied, das bis zur nächsten Mitgliederversammlung kommissarisch im Amt bleibt.

g) Die ordentliche Vorstandssitzung tagt so oft es erforderlich ist, in der Regel einmal im Monat, mindestens jedoch einmal pro Quartal. Der Termin wird durch den Vorstand festgesetzt und durch Aushang in der Billardhalle mindestens zwei Wochen vor dem anberaumten Termin bekannt gemacht. Außerordentliche Vorstandssitzungen können vom Abteilungsleiter jederzeit oder von dessen Stellvertretern auf Verlangen von mindestens vier Vorstandsmitgliedern mit einer Frist von vier Tagen mündlich oder per E-Mail einberufen werden.

h) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn bei ordentlichen Vorstandssitzungen mindestens 1/3 und bei außerordentlichen Vorstandssitzungen mindestens 2/3 der Vorstandsmitglieder anwesend sind, darunter der Abteilungsleiter oder mindestens einer seiner Stellvertreter.

i) Jedes Vereinsmitglied hat das Recht, zu den genannten Vorstandssitzungen Anträge einzureichen oder vorzutragen, über die in der Vorstandssitzung entschieden wird oder die an die Mitgliederversammlung verwiesen werden.

j) Finanzielle Entscheidungen sind im Rahmen des Haushaltsplanes vorzunehmen.

7. Die Aufgaben des Vorstandes

a) Der Vorstand nimmt die laufenden Geschäfte der Abteilung unter Beachtung der Geschäftsordnung wahr.

b) Der Vorstand darf auch vorbeugend in die Kompetenzen der für die Abteilung tätigen Personen zum Wohle der Abteilung eingreifen.

c) In Konfliktfällen ist der Vorstand von den betroffenen Personen anzurufen, um eine Schlichtung herbeizuführen.

d) Der Vorstand stellt den Haushaltsplan der Abteilung auf und überwacht seine Einhaltung.

e) Zur Erfüllung besonderer Aufgaben können auf Initiative des Vorstandes Ausschüsse gebildet werden.

f) Der Vorstand kann den Beisitzern Sonderaufgaben oder Funktionen zuteilen sowie zu diesem Zweck jederzeit weitere zusätzliche Beisitzer berufen, die bis zur nächsten Mitgliederversammlung kommissarisch im Amt bleiben.

8. Die Aufgaben der Vorstandsmitglieder

a) Abteilungsleiter

  • Einberufung, Vorbereitung und Leitung von Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen
    • Koordinierung
    • Die ordentliche Mitgliederversammlung tagt so oft es erforderlich ist, in der Regel einmal im Jahr im Vorfeld der Delegiertenversammlung des Hauptvereins.
    • Eine außerordentliche Mitgliederversammlung findet statt, wenn der Vorstand oder mindestens 1/3 der Mitglieder sie unter Angabe von Gründen verlangen. Sie muss längstens fünf Wochen nach Eingang des Antrags auf schriftliche Berufung tagen.
    • Mitglieder, die an der Mitgliederversammlung nicht teilnehmen können, dürfen namentlich genannte Mitglieder beauftragen, für sie abzustimmen.
    • Alle Mitglieder, die das 16. Lebensjahr vollendet haben, sowie die Erziehungsberechtigten bzw. Vormunde der Mitglieder, die das 16. Lebensjahr nicht vollendet haben, sind mit einfacher Stimme stimmberechtigt. Die Beschlüsse und Wahlen werden mit einfacher Stimmenmehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden.
    • Die Abstimmungen sind grundsätzlich offen, es sei denn, mindestens 1/3 der anwesenden, stimmberechtigten Mitglieder beschließen eine geheime Abstimmung.
    • Zu den Mitgliederversammlungen haben nur Mitglieder der Abteilung Zutritt. Gäste können nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Abteilungsvorstandes an der Mitgliederversammlung teilnehmen. Sie haben kein Stimmrecht und können sich nicht an der Diskussion beteiligen. Allerdings können Gäste Fachvorträge halten, wenn sie hierzu vom Abteilungsvorstand eingeladen worden sind. Der Punkt g) gilt nicht für Vorstandsmitglieder des Hauptvereins, welche an der Mitgliederversammlung der Abteilung teilnehmen. Sie haben aber kein Stimmrecht.
  • Von den Mitgliederversammlungen sind Protokolle zu erstellen, welche allen Mitgliedern auf Verlangen bekannt gegeben werden, spätestens aber auf der folgenden Mitgliederversammlung verlesen und genehmigt werden müssen. der Vorstandsarbeit
  • Vertretung der Abteilung gegenüber dem Vorstand des Gesamtvereins sowie nach außen hin gegenüber Personen, Firmen, Ämtern und sportlichen Institutionen im Rahmen des vom Vorstand des Gesamtvereins vereinbarten Kompetenzbereiches
  • Soweit erforderlich Teilnahme an den relevanten Sitzungen und Versammlungen der übergeordneten Verbände zur Vertretung des Vereins und Wahrnehmung des Stimmrechts zu allen sportlichen Belangen in Absprache mit dem Vorstand
  • Ehrungen, Auszeichnungen, Gratulationen

b) Stellvertretender Vorsitzender

  • Vertretung des Abteilungsleiters
  • Übernahme und Koordination von Sonderaufgaben
  • Soweit erforderlich Teilnahme an den relevanten Sitzungen und Versammlungen der übergeordneten Verbände zur Vertretung des Vereins und Wahrnehmung des Stimmrechts zu allen sportlichen Belangen in Absprache mit dem Vorstand

c) 1. Kassierer

  • Aufbereitung der Buchungsbelege zur Datenerfassung zwecks Weiterleitung an den Hauptverein
  • Vorbereitung des Haushaltsplanes
  • Überwachung von Geldeingängen
  • Führung des Bankkontos
  • Zahlungen aller Art nach Absprache
  • Erstellung des Jahreskassenberichts
  • Soweit erforderlich Teilnahme an den relevanten Sitzungen und Versammlungen der übergeordneten Verbände zur Vertretung des Vereins und Wahrnehmung des Stimmrechts zu allen sportlichen Belangen in Absprache mit dem Vorstand

d) Sportwart

  • Sportliche Leitung des jeweiligen Kompetenzbereiches bzw. der jeweiligen Disziplin
  • Überwachung und Steuerung des Wettkampfbetriebes sowie der Teilnahme an externen sportlichen Veranstaltungen und Wettbewerben sowie Planung und Durchführung der dazu erforderlichen Meldungen, insbesondere
  • Vorbereitung, Steuerung und Organisation sowie Koordination der Wettkampfmannschaften und Einzelwettkämpfer
  • Organisation des sportlichen Übungsbetriebs, insbesondere Koordination der Übungsräume, Übungsleiter und Übungszeiten
  • Kommunikation mit den Sportwarten der Fachverbände und Information des Vorstandes und der Mitglieder über alle sportlichen Belange, insbesondere Regelwerke, Termine, Ausschreibungen und Ergebnisse
  • Überwachung und Vorbereitung der für den Sportbetrieb notwendigen Zahlungen im Rahmen des ihm zugewiesenen Kompetenzbereichs zur Unterstützung des 1. Kassierers
  • Organisation und Durchführung sportlicher Veranstaltungen
  • Soweit erforderlich Teilnahme an den relevanten Sitzungen und Versammlungen der übergeordneten Verbände zur Vertretung des Vereins und Wahrnehmung des Stimmrechts zu allen sportlichen Belangen in Absprache mit dem Vorstand

e) Jugendwart

  • Interessenvertretung und Ansprechpartner der jugendlichen Mitglieder der Abteilung sowie deren gesetzlicher Vertreter, insbesondere Koordination und Durchführung der Kommunikation mit diesen
    Organisation und  Koordination von Lehr- und Qualifikationsmaßnahmen im Rahmen der Jugendförderung, insbesondere der Teilnahme an entsprechenden Maßnahmen bzw. Angeboten der übergeordneten und angegliederten Verbände
  • Soweit erforderlich Teilnahme an den relevanten Sitzungen und Versammlungen der übergeordneten Verbände zur Vertretung des Vereins und Wahrnehmung des Stimmrechts zu allen sportlichen Belangen in Absprache mit dem Vorstand

f) Pressewart

  • Erstellung von Berichten für die Vereinszeitung
  • Zusammenarbeit mit Rundfunk, Fernsehen und den Tageszeitungen bzw. Fachzeitungen
  • Planung, Vorbereitung und Durchführung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen in Absprache mit dem Vorstand
  • Überwachung und Steuerung der Außenwirkung und Öffentlichkeitsarbeit

g) Beisitzer

  • Sonderaufgaben und –funktionen, die vom geschäftsführenden Vorstand, dem Sportwart, Jugendwart oder Pressewart bestimmt werden

9. Kassenprüfer

Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüfer für die Dauer eines Geschäftsjahres. Die Kassenprüfer haben das Recht, die Abteilungskasse, die Belege und Auswertungen nach Voranmeldung jederzeit zu überprüfen. Über die Kassenprüfung haben die Kassenprüfer der Mitgliederversammlung einen Bericht zu erstatten und den Jahreskassenbericht zu unterschreiben.

10. Stimmberechtigung und Wahlberechtigung

Alle ordentlichen Mitglieder, die das 16. Lebensjahr vollendet haben, sind auf Mitgliederversammlungen stimmberechtigt. Zur Wahl von Vorstandspositionen können nur ordentliche Mitglieder, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, gestellt bzw. vorgeschlagen werden. Ausnahme hiervon ist die Position des Jugendwartes, die von ordentlichen Mitgliedern bereits ab dem vollendeten 16. Lebensjahr besetzt werden darf. Bedingung hierfür ist jedoch die Einwilligungserklärung der Erziehungsberechtigten bzw. des gesetzlichen Vormundes.

11. Arbeitseinsätze

Jedes aktive Mitglied, das das 16. Lebensjahr vollendet hat (auch Schüler und Studenten), ist verpflichtet, im Jahr fünf Arbeitsstunden in den Örtlichkeiten der Billardabteilung (Halle, Sozialraum, Terrassenbereich) zu leisten. Ersatzweise kann auch ein Beitrag an die Abteilungskasse entrichtet werden. Die Höhe des Beitrages pro Stunde wird jeweils auf der Mitgliederversammlung der Abteilung festgelegt. Arbeitsstunden, die zusätzlich geleistet werden, sind nicht auf die folgenden Jahre übertragbar.

Die Vorstandsmitglieder der Abteilung sind von den Arbeitseinsätzen befreit.

12. Änderung der Geschäftsordnung

Eine Änderung der Geschäftsordnung, kann nur mit 3/4 Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder vorgenommen werden, zu denen mindestens zwei Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes gehören. Vorschläge zur Änderung der Geschäftsordnung sind den Vorstandsmitgliedern spätestens mit der Einberufung der Vorstandsversammlung zuzuleiten.

Diese Geschäftsordnung wurde von den Mitgliedern der Billardabteilung am 11.11.2016 beschlossen. Sie tritt in Kraft, sofern sie vom Vorstand des Hauptvereins genehmigt worden ist.

Hildesheim, den 11. November 2016

VfV Hildesheim Billardabteilung

Abteilungsleiter

Albrecht Mucha

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